E-Rechnung ab 2027: Welche Rolle XRechnung und ZUGFeRD spielen

Am 31. Dezember 2026 endet die erste allgemeine Übergangsfrist für E-Rechnungen im inländischen Geschäftsverkehr. Für erfasste B2B-Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, dürfen Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr grundsätzlich weder Papier noch ein gewöhnliches PDF verwenden. Kleinere Aussteller erhalten ein weiteres Übergangsjahr. Die Empfangspflicht begann dagegen schon am 1. Januar 2025; dafür gibt es keine entsprechende Verlängerung.

§ 14 Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung über ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Es kann der Normenreihe EN 16931 entsprechen. Geschäftspartner dürfen auch ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten bleibt eine sonstige Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als geeignete Beispiele. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen nicht. XRechnung enthält strukturierte XML-Daten und keine zusätzliche PDF-Rechnungsdarstellung; für die menschliche Prüfung wird eine Visualisierung benötigt. ZUGFeRD verbindet PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Weichen Bild und strukturierte Daten voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich.

Auch alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage ersetzt sie grundsätzlich nicht. Für eine technische Einführung sollten Version, Syntax, Profil und Übertragungsweg deshalb zwischen den Beteiligten geklärt und mit den tatsächlich verarbeiteten Dateien getestet werden. Diese Detailtests sind eine Umsetzungsempfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Formatvorgabe.

Übergangsregeln und Ausnahmen

Bis Ende 2026 können Aussteller noch Papier oder - mit Zustimmung des Empfängers - andere elektronische Formate verwenden. Für 2027-Umsätze gilt diese Möglichkeit grundsätzlich weiter, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Bestimmte nicht ohnehin konforme EDI-Verfahren können ebenfalls bis Ende 2027 übergangsweise fortgeführt werden. Ab 2028 entfällt die Umsatzgrenze im erfassten inländischen B2B-Bereich. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben unberührt. Dazu gehören insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. B2C-Umsätze sowie viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG unterliegen nicht derselben Ausstellungspflicht. Ob eine konkrete Rechnung erfasst ist, lässt sich deshalb nicht allein am Kalenderjahr oder am Dateiformat ablesen.

Beim Empfang erfüllen Anzeige, Validierung und Aufbewahrung verschiedene Aufgaben. Das BMF empfiehlt eine Validierung, schreibt aber keine bestimmte Anwendung dafür vor. Die Visualisierung unterstützt die menschliche Prüfung und ersetzt nicht das Original. Ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung ist umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren; bei der E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze sollten diesen Ablauf vor ihrem ersten erfassten 2027-Umsatz praktisch geprüft haben.

Hinweis: Diese Einordnung ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.