E-Rechnung ab 2027: Welche Rolle XRechnung und ZUGFeRD spielen

Am 31. Dezember 2026 endet die erste allgemeine Übergangsfrist für E-Rechnungen im inländischen Geschäftsverkehr. Für erfasste B2B-Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, dürfen Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr grundsätzlich weder Papier noch ein gewöhnliches PDF verwenden. Kleinere Aussteller erhalten ein weiteres Übergangsjahr.

Die Empfangspflicht begann dagegen schon am 1. Januar 2025; dafür gibt es keine entsprechende Verlängerung.

§ 14 Umsatzsteuergesetz definiert die E-Rechnung über ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Es kann der Normenreihe EN 16931 entsprechen. Geschäftspartner dürfen auch ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als geeignete Beispiele. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen nicht. XRechnung enthält strukturierte XML-Daten und keine zusätzliche PDF-Rechnungsdarstellung; für die menschliche Prüfung wird eine Visualisierung benötigt. ZUGFeRD verbindet PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Weichen Bild und strukturierte Daten voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich. Auch alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage ersetzt sie grundsätzlich nicht.

Für eine technische Einführung sollten Version, Syntax, Profil und Übertragungsweg deshalb zwischen den Beteiligten geklärt und mit den tatsächlich verarbeiteten Dateien getestet werden. Diese Detailtests sind eine Umsetzungsempfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Formatvorgabe.

Übermittlung und Zuordnung

Das BMF schreibt für die E-Rechnung keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Der Versand per E-Mail kann genügen; aus der Empfangspflicht folgt keine Pflicht, jeden nachfolgenden Verarbeitungsschritt elektronisch durchzuführen.

Für das Unternehmen bleibt jedoch zu klären, wo die Datei eingeht, wer einen technischen Fehler bearbeitet und wie der Beleg dem Einkaufsvorgang zugeordnet wird. Diese organisatorischen Entscheidungen ergeben sich aus dem eigenen Ablauf, nicht aus einer vorgeschriebenen Softwarearchitektur. Eine Leitweg-ID ist im B2B-Verkehr grundsätzlich nicht erforderlich. Das Feld BT-10 kann stattdessen eine interne Käuferreferenz enthalten. Ob ein Format ein Feld technisch verlangt und ob das Umsatzsteuerrecht genau diese Angabe fordert, sind getrennte Fragen. Eine Datei kann deshalb an einer Formatregel scheitern, obwohl die Beteiligten die zugrunde liegende Leistung eindeutig kennen. Für die Abstimmung mit Lieferanten sollte feststehen, welcher Referenzwert erwartet wird und wo der Empfänger ihn verarbeitet.

Übergangsregeln und Ausnahmen

Bis Ende 2026 können Aussteller noch Papier oder - mit Zustimmung des Empfängers - andere elektronische Formate verwenden. Für 2027-Umsätze gilt diese Möglichkeit grundsätzlich weiter, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Bestimmte nicht ohnehin konforme EDI-Verfahren können ebenfalls bis Ende 2027 übergangsweise fortgeführt werden. Ab 2028 entfällt die Umsatzgrenze im erfassten inländischen B2B-Bereich.

Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben unberührt. Dazu gehören insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. B2C-Umsätze sowie viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG unterliegen nicht derselben Ausstellungspflicht. Ob eine konkrete Rechnung erfasst ist, lässt sich deshalb nicht allein am Kalenderjahr oder am Dateiformat ablesen.

Validieren und inhaltlich prüfen

Eine erfolgreiche technische Validierung bestätigt nicht die sachliche Richtigkeit jeder Rechnungsangabe. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 trennt Formatfehler von inhaltlichen Fehlern. Beispielsweise kann eine Datei die geprüften technischen Regeln erfüllen und dennoch einen falschen Steuersatz enthalten. Der Prüfbericht kann als Nachweis des Validierungslaufs aufbewahrt werden; die Prüfung von Leistung, Entgelt und steuerlicher Behandlung bleibt davon unberührt. Für einen betrieblichen Test lassen sich daraus zwei getrennte Ergebnisse ableiten: Ist die Datei mit dem vereinbarten Format verarbeitbar, und bildet der Beleg den tatsächlichen Geschäftsvorfall richtig ab? Eine Ablehnung wegen eines Schemafehlers benötigt einen anderen Bearbeitungsweg als eine Rückfrage zur abgerechneten Leistung. Die Trennung sollte auch im Fehlerstatus sichtbar bleiben, damit ein erneut versandter Beleg nicht allein wegen einer erfolgreichen technischen Annahme als sachlich freigegeben gilt.

Bei einer Berichtigung ist ebenfalls zu unterscheiden. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, muss eine erforderliche Rechnungsberichtigung grundsätzlich strukturiert erfolgen und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen; Übergangsregelungen bleiben zu beachten. Eine Änderung der Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonto, ist nach der Verwaltungsauffassung anders zu behandeln als eine Änderung des Leistungsumfangs oder Leistungsgehalts. Aus einem Preisnachlass folgt daher nicht pauschal die Pflicht, eine neue Rechnung auszustellen.

Beim Empfang erfüllen Anzeige, Validierung und Aufbewahrung verschiedene Aufgaben. Das BMF empfiehlt eine Validierung, schreibt aber keine bestimmte Anwendung dafür vor. Die Visualisierung unterstützt die menschliche Prüfung und ersetzt nicht das Original.

Ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung ist umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren; bei der E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze sollten diesen Ablauf vor ihrem ersten erfassten 2027-Umsatz praktisch geprüft haben. Nach § 14b UStG beginnt die achtjährige Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Vorschriften des § 147 Absatz 3 Abgabenordnung bleiben unberührt. Die acht Jahre sind deshalb keine pauschale Freigabe zum Löschen jedes Belegs nach Ablauf eines einfachen Dateialters. Für das Aufbewahrungskonzept müssen Fristbeginn, Originaldatei und gegebenenfalls weitere Aufbewahrungsgründe zusammen betrachtet werden.

Hinweis: Diese Einordnung ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.