E‑Rechnung ab 2027: Welche Rolle XRechnung und ZUGFeRD spielen

Am 4. August 2026 hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland das Korrigendum ZUGFeRD 2.5.2 veröffentlicht. Die Version gilt ab dem 1. September und aktualisiert unter anderem Validierungsartefakte. Der wichtigere Termin für viele deutsche Rechnungsaussteller folgt wenige Monate später: Am 31. Dezember endet die erste allgemeine Übergangsfrist für die verpflichtende E‑Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr.

Für Umsätze, die ab dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, können Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr grundsätzlich nicht mehr auf Papier oder ein gewöhnliches PDF ausweichen, sofern der Umsatz unter die gesetzliche B2B-Pflicht fällt. Der Stichtag markiert jedoch weder den Beginn der gesamten E‑Rechnungsregelung noch schreibt er einen bestimmten Produktnamen vor. Empfangsbereit müssen inländische Unternehmen bereits seit Anfang 2025 sein.

Vorgeschrieben ist die Struktur, nicht ein Markenformat

Eine E‑Rechnung ist nach § 14 Umsatzsteuergesetz eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein per E‑Mail versandtes PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“. Das zulässige Format kann der europäischen Normenreihe EN 16931 entsprechen oder zwischen den Geschäftspartnern vereinbart werden, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normkonformes oder interoperables Format extrahieren lassen.

XRechnung und ZUGFeRD sind zwei in Deutschland übliche Wege, diese Anforderung zu erfüllen; sie sind nicht die einzig denkbaren Formate. Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als geeignete Beispiele. Bei ZUGFeRD erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E‑Rechnung allerdings nicht. Wer eine neue Schnittstelle einführt, sollte zusätzlich den technisch aktuellen Stand festlegen. Die KoSIT führt derzeit XRechnung 3.0.2 als aktuelle Spezifikation, bei ZUGFeRD liegt seit August 2026 Version 2.5.2 vor. Aus der steuerlichen Anerkennung einer Formatfamilie folgt nicht automatisch, dass jede Version, jedes Profil und jeder Übertragungsweg mit dem System des Empfängers zusammenspielt; diese Auswahl gehört deshalb in den konkreten Austauschvertrag und in gemeinsame Tests.

Bei ZUGFeRD führt der XML-Teil

XRechnung enthält strukturierte XML-Daten und keine zusätzliche PDF-Darstellung. Für die menschliche Prüfung wird daher ein Viewer benötigt. ZUGFeRD verbindet dagegen eine sichtbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten.

Weichen Bild und strukturierte Daten voneinander ab, führt bei einer hybriden E‑Rechnung der XML-Teil. Auch Leistungsbeschreibung und andere umsatzsteuerliche Pflichtangaben müssen grundsätzlich im strukturierten Teil vollständig genug enthalten sein. Eine unstrukturierte Anlage kann zulässige Ergänzungen aufnehmen, ersetzt die erforderlichen Rechnungsdaten jedoch nicht. Für die technische Umsetzung spricht daher viel dafür, PDF-Ansicht und XML aus derselben geprüften Datenbasis zu erzeugen, statt zwei unabhängig gepflegte Rechnungsstände später zusammenzuführen. Das ist eine technische Empfehlung, keine zusätzliche gesetzliche Formatvorgabe.

Der Stichtag richtet sich nach dem ausgeführten Umsatz

Die Übergangsregel des § 27 UStG erlaubt allen Ausstellern noch bis Ende 2026 Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF. Für 2027 ausgeführte Umsätze bleibt diese Möglichkeit grundsätzlich nur Ausstellern, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Bestimmte EDI-Verfahren erhalten ebenfalls eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht im erfassten inländischen B2B-Bereich unabhängig von dieser Umsatzgrenze.

Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben bestehen. Dazu zählen insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern; auch B2C-Umsätze und zahlreiche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen fallen nicht in dieselbe Ausstellungspflicht. Für den Empfang gibt es diese Schonfrist dagegen nicht: Auch Kleinunternehmer müssen E‑Rechnungen empfangen können. Steuerlich genügt dafür ein E‑Mail-Postfach, doch damit sind Prüfung, Zuordnung, Freigabe und Aufbewahrung noch nicht gelöst.

Eine valide Datei ist nur ein Teil des Rechnungsprozesses

Das BMF unterscheidet Formatfehler von verletzten Geschäftsregeln. Erfüllt eine Datei wegen technischer Formatfehler die Anforderungen an das strukturierte Format nicht, gilt sie als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Eine Validierung ist zwar nicht für sich genommen Voraussetzung der steuerlichen Anerkennung, das BMF empfiehlt sie aber, weil sie fehlende Pflichtangaben und logische Widersprüche sichtbar machen kann.

Vor dem ersten verpflichtenden Versand sollte ein Ende-zu-Ende-Test deshalb mindestens klären:

• welche Umsätze und Ausnahmen der eigene Prozess abbilden muss;
• welche Version, Syntax und gegebenenfalls welches ZUGFeRD-Profil Sender und Empfänger verarbeiten;
• ob Stamm-, Leistungs-, Steuer-, Zahlungs- und Referenzdaten vollständig in der strukturierten Rechnung ankommen;
• wie Validierungsfehler, Ablehnungen und Berichtigungen ohne Medienbruch zurück in den Fachprozess gelangen;
• wie die empfangene Originaldatei angezeigt, geschützt und mit ihrem strukturierten Teil aufbewahrt wird.

Umsatzsteuerlich ist ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E‑Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze muss der produktive Ablauf daher vor dem ersten erfassten Umsatz des Jahres 2027 funktionieren. Kleinere Aussteller können die verlängerte Übergangszeit bis Ende 2027 nutzen, bleiben aber schon heute Teil des Empfangsprozesses ihrer Geschäftspartner.

 

Hinweis: Diese Einordnung ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.